Alle Antworten rund um Toolbox auf einen Blick

Die Arbeitszeit ist die Zeit, die ein Mitarbeiter eingestempelt ist – vom Beginn bis zum Ende seiner Schicht. Die Projektzeit zeigt, wie lange er tatsächlich auf bestimmten Baustellen war. Diese beiden Zahlen sind fast nie identisch, und das ist so gewollt. Die Differenz deckt Fahrtzeiten zwischen Baustellen, Mittagspausen und nicht abrechenbare Zeiten während der Schicht ab. Die Arbeitszeit fließt in die Lohnabrechnung ein; die Projektzeit in die Kundenabrechnung. Beide Werte sind korrekt, und der Unterschied zwischen ihnen ist völlig normal.

Jede Baustellenadresse hat einen Geofence – eine virtuelle Grenze, typischerweise 100 Meter rund um die Baustelle. Wenn das Smartphone eines Mitarbeitenden diese Grenze überschreitet, erfasst Toolbox den Zeitstempel automatisch – kein Tippen nötig. Beim Verlassen passiert dasselbe, und Toolbox berechnet die verbrachte Zeit. Der Mitarbeitende sieht seine eigenen Einträge in der App; das Büro sieht alle Einträge aller Baustellen in Echtzeit.

Ein Stundenzettel ist eine monatliche Zusammenfassung der erfassten Arbeitsstunden eines Mitarbeitenden, die automatisch aus den Einstempel- und Ausstempeleinträgen erstellt wird. Am Monatsende prüft das Büro den Stundenzettel auf fehlende oder ungewöhnliche Einträge und genehmigt ihn. Der genehmigte Stundenzettel kann dann für die Lohnabrechnung exportiert werden. Mitarbeitende können ihre eigenen Stundenzettel jederzeit einsehen, aber nur Büro-Nutzer können sie genehmigen.

Wenn eine Standortaktivität erfasst wird, prüft Toolbox, welches Projekt mit dieser Adresse verknüpft ist und ob der Mitarbeitende für dieses Projekt an diesem Tag eingeplant war. Wenn der Plan übereinstimmt, wird die Zeit automatisch diesem Projekt zugeordnet. Falls jemand eine Baustelle besucht, die nicht im Plan steht, versucht Toolbox trotzdem, ein aktives Projekt an dieser Adresse zu finden, und weist es als Fallback zu. Büro-Nutzer können Einträge bei Bedarf jederzeit manuell neu zuordnen.

Nein. Toolbox erfasst nur eine Meldung, wenn jemand den von Ihnen definierten Geofence einer Baustelle betritt oder verlässt – und nur während der Arbeitszeit. Wir speichern Zeitstempel, Adresse und optional ein Foto. Außerhalb der Zonen bleibt die App still und die Privatsphäre geschützt.

Sämtliche Projekt-, Personal- und Standortdaten liegen auf Servern in Deutschland. Die Speicherung erfolgt Ende-zu-Ende verschlüsselt, sensible Felder (Personaldaten, GPS-Koordinaten, Notizen) sind zusätzlich feldweise verschlüsselt – voll DSGVO-konform.

Ja. Ein Komplett-Export (Projekte, Zeiten, Zonen-Aktivitäten, Fotos, Kontakte) ist jederzeit möglich. Nach einer Kündigung bleibt Ihr Account 60 Tage eingefroren, damit Sie alles sichern können – danach löschen wir die Daten dauerhaft.

Vorarbeiter und Kolonnen nutzen ihre bestehenden iOS- oder Android-Smartphones mit der Toolbox App. Diese funktioniert auch bei schwacher Verbindung, erfasst Fotos, sendet An- und Abmelde-Erinnerungen und benötigt keine Zusatzhardware.

Toolbox bietet Checklisten direkt in der App. Beim Ein- oder Auschecken fragt das System nach Baustellenfotos, Notizen oder offenen Aufgaben. Alles wird automatisch dem richtigen Projekt zugeordnet und steht für Kunden oder Prüfer bereit.

Die meisten Mittelständler sind in unter zwei Wochen live. Wir importieren Ihre Projekte und Teams, richten Geofences gemeinsam ein und schulen Vorarbeiter in kurzen Online-Sessions – ganz ohne externe Beratung.

Das Einsatzboard funktioniert wie das bekannte Whiteboard: Namen auf den Auftrag ziehen, Tag auswählen, fertig. Wir haben es mit Bauleitern entwickelt, sodass die meisten nach wenigen Minuten ihre erste Woche planen.

Jede Adresse erhält einen eigenen Radius (Standard 100 m, einstellbar bis 100 km). Meldungen entstehen nur, wenn das Gerät die Grenze wirklich überschreitet – Fehlalarme werden vermieden. Projektleiter können Push- oder E-Mail-Hinweise erhalten.

Beim Verlassen einer Baustelle erinnert die App automatisch ans Ausstempeln und an Notizen. Falls eine Schicht spät geschlossen wird, gleicht Toolbox die Zeit mit dem letzten Austritt ab – so lassen sich Fehler sofort korrigieren.

Ja. Arbeitszeiten, Zonen-Aktivitäten und Ressourceneinsätze lassen sich als CSV/Excel exportieren, und gesicherte Schnittstellen liefern die gleichen Daten automatisiert an Lohn- oder ERP-Systeme. Viele Teams starten mit Exporten und integrieren später fest.

Sie können zwischen nutzerbasierter Abrechnung (10 € pro Benutzer und Monat) oder einer Pauschale von 300 € pro Monat mit jährlicher Abrechnung für unbegrenzte Teams und Geräte wählen. Jede Variante ist mit 30 Tagen Frist kündbar.

Sie haben direkten Kontakt zum Gründerteam – auf Deutsch oder Englisch, mit Rückmeldungen am selben Werktag. Vierteljährliche Erfolgsschritte stellen sicher, dass Dashboards, Geofences und Prozesse zu Ihrem Geschäft passen.