Die wichtigsten Fragen – klar beantwortet

Die Arbeitszeit ist die Zeit, die ein Mitarbeiter eingestempelt ist – vom Beginn bis zum Ende seiner Schicht. Die Projektzeit zeigt, wie lange er tatsächlich auf bestimmten Baustellen war. Diese beiden Zahlen sind fast nie identisch, und das ist so gewollt. Die Differenz deckt Fahrtzeiten zwischen Baustellen, Mittagspausen und nicht abrechenbare Zeiten während der Schicht ab. Die Arbeitszeit fließt in die Lohnabrechnung ein; die Projektzeit in die Kundenabrechnung. Beide Werte sind korrekt, und der Unterschied zwischen ihnen ist völlig normal.

Nein. Toolbox erkennt über Geofences, wenn Mitarbeiter an einer Baustelle ankommen oder sie verlassen, und zeigt dann eine Erinnerung zum Ein- oder Ausstempeln. Bestätigt wird immer bewusst per Button in der Benachrichtigung oder in der App. Dabei werden Zeit und Baustelle am Eintrag festgehalten. Es gibt kein heimliches automatisches Stempeln und kein Live-Tracking.

Ein Stundenzettel fasst die erfassten Arbeitsstunden eines Mitarbeiters für den Monat zusammen. Am Monatsende prüft das Büro fehlende oder ungewöhnliche Einträge und gibt den Stundenzettel frei. Danach kann er für die Lohnabrechnung exportiert werden. Mitarbeiter sehen ihre eigenen Stunden jederzeit; freigeben kann sie nur das Büro.

Toolbox prüft, welche Baustelle zur erkannten Adresse gehört und ob der Mitarbeiter dort eingeplant war. Passt die Planung, wird der Eintrag dem Auftrag zugeordnet. Falls etwas nicht stimmt, kann das Büro die Zuordnung jederzeit ändern.

Der Handwerker-Modus ist eine vereinfachte Oberfläche für kleinere Gewerbebetriebe. Im Fokus stehen die wichtigsten Abläufe: schnelle Wochenplanung, klare Zeiterfassung und weniger Einrichtungsaufwand. Er wird mandantenweit in den Einstellungen aktiviert; Owner können danach jederzeit zwischen klassischer Ansicht und Handwerkeransicht wechseln.

Nein. Toolbox erstellt kein dauerhaftes Bewegungsprofil und speichert keine zurückgelegten Routen. Die App verwendet Standortdienste im Hintergrund, um das Betreten und Verlassen der von Ihrem Unternehmen definierten Geofences zu erkennen. Gespeichert werden einzelne Geofence-Ereignisse mit Zeitstempel, Baustellenadresse und der Position zum Ereigniszeitpunkt sowie optional ein Foto – nicht der Standortverlauf zwischen den Zonen.

Sämtliche Projekt-, Personal- und Standortdaten liegen auf Servern in Deutschland. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt über HTTPS. Besonders sensible Felder, darunter GPS-Koordinaten und Notizen, werden zusätzlich auf Anwendungsebene verschlüsselt gespeichert. Zugriffe sind authentifiziert und mandantenbezogen getrennt.

Ja. Ein Komplett-Export (Projekte, Zeiten, Zonen-Aktivitäten, Fotos, Kontakte) ist jederzeit möglich. Nach einer Kündigung bleibt Ihr Account 60 Tage eingefroren, damit Sie alles sichern können – danach löschen wir die Daten dauerhaft.

Vorarbeiter und Kolonnen nutzen ihre bestehenden iOS- oder Android-Smartphones mit der Toolbox App. Diese funktioniert auch bei schwacher Verbindung, erfasst Fotos, sendet An- und Abmelde-Erinnerungen und benötigt keine Zusatzhardware.

Toolbox bietet Checklisten direkt in der App. Beim Ein- oder Auschecken fragt das System nach Baustellenfotos, Notizen oder offenen Aufgaben. Alles wird automatisch dem richtigen Projekt zugeordnet und steht für Kunden oder Prüfer bereit.

Am besten starten Sie mit einer Kolonne und wenigen Baustellen. Wir richten die ersten Arbeitsorte gemeinsam ein und zeigen Ihrer Mannschaft die wichtigsten Handgriffe.

Das Einsatzboard funktioniert wie das bekannte Whiteboard: Namen auf den Auftrag ziehen, Tag auswählen, fertig. Wir haben es mit Bauleitern entwickelt, sodass die meisten nach wenigen Minuten ihre erste Woche planen.

Jede Adresse erhält einen eigenen Radius (Standard 100 m, einstellbar bis 100 km). Meldungen entstehen nur, wenn das Gerät die Grenze wirklich überschreitet – Fehlalarme werden vermieden. Projektleiter können Push- oder E-Mail-Hinweise erhalten.

Beim Verlassen einer Baustelle erinnert die App automatisch ans Ausstempeln und an Notizen. Falls eine Schicht spät geschlossen wird, gleicht Toolbox die Zeit mit dem letzten Austritt ab – so lassen sich Fehler sofort korrigieren.

Ja. Arbeitszeiten, Zonen-Aktivitäten und Ressourceneinsätze lassen sich als CSV/Excel exportieren, und gesicherte Schnittstellen liefern die gleichen Daten automatisiert an Lohn- oder ERP-Systeme. Viele Teams starten mit Exporten und integrieren später fest.

Sie können zwischen nutzerbasierter Abrechnung (10 € pro Benutzer und Monat) oder einer Pauschale von 300 € pro Monat mit jährlicher Abrechnung für unbegrenzte Teams und Geräte wählen. Jede Variante ist mit 30 Tagen Frist kündbar.

Sie haben direkten Kontakt zum Gründerteam – auf Deutsch oder Englisch, mit Rückmeldungen am selben Werktag. Vierteljährliche Erfolgsschritte stellen sicher, dass Dashboards, Geofences und Prozesse zu Ihrem Geschäft passen.